Taslak Ödül Yönetmeliği

1.Amaç
....................................... tarafından gerçekleştirilen “Kamu Kurumlarının Yurtdışı Tanıtımlarına yönelik elde edilen başarılara yönelik Ödül ” ile ilgili kuralları belirlemektir.

2. Kapsam
....................................... Ödülleri’nin başvuru kuralları ve değerlendirme esasları bu yönetmelikle belirlenir. Ödüllerle ilgili bütün kurallar, bu yönetmeliğe uygun olarak çalışır.

3. Sorumluluk
Yönetmeliğin hazırlanmasından ve güncellenmesinden,....................................... sorumludur. Yönetmelik, .......................................’nin onayıyla yürürlüğe girer.

4. Görev Tanımları
Başvuru Değerlendirme Komitesi .......................................’nun beş üyesinden oluşur. Görevi; başvuran kurumların bu yönetmeliğe uygunluğunu kontrol etmektir. Komite, ....................................... tarafından belirlenir. Uygun olmayan başvurular ya da başka kategoriye daha uygun olan başvurular, Başvuru Değerlendirme Komitesi tarafından başvuru yapan kuruluşa iletilir.

5.Asistan:
Başvuru Değerlendirme Komitesi ile Seçici Kurul arasındaki koordinasyonu sağlar. Başvuran kurumlar ile iletişimden sorumludur. ....................................... tarafından belirlenir.

6. Seçici Kurul:
Ödülleri değerlendirecek Seçici Kurul Üyeleri’nden oluşur. Seçici Kurul, ....................................... ve ....................................... Başkanı,Kamu Kurumu camiasından 4 temsilci, (Bilgi İşlem Dairesi Başkanı), 2 STK temsilcisi, , 2 akademisyen ve 4 medya temsilcisi olmak üzere 14 kişiden oluşur. Seçici Kurul, ....................................... tarafından Kamu Kurumları bazında belirlenir. Seçici Kurul ilk toplantısında bir üyeyi Başkan seçer.

Seçici Kurul, Ön Değerlendirme Komitesi’nden gelen Tanıtım Metaryellerini , öngörülen takvim içinde ve değerlendirme kriterleri çerçevesinde ele alarak ödüle hak kazanan kuruluşu belirler ve ....................................... yönetimine bildirir.

7........................................ Özel Ödülü Seçici Kurulu:
....................................... belirler. Kamu Projeleri Tanıtım Özel Ödülü için Kriterleri çerçevesinde değerlendirilir. ....................................... Özel Ödülü, belirlenerek Seçici Kurulu’na iletilir.

8.Ön Değerlendirme Komitesi:
Yarışmaya başvuran proje sayısının 100’ü geçmesi halinde, Seçici Kurul Üyeleri’nin değerlendirmelerini kolaylaştırabilmek amacıyla, Ön Değerlendirme Komitesi oluşturulur. Ön Değerlendirme Komitesi Üyeleri, Başvuru Değerlendirme Komitesi’nin önerisi ile Seçici Kurul tarafından, Seçici Kurul Üyeleri arasından en fazla 7 kişi olarak belirlenir. Gereken durumlarda, kategoriler bazında rahat değerlendirme imkânı yaratabilmek için, Komite sayısı, ....................................... tarafında artırılabilir.

Ön Değerlendirme Komitesi, başvurulan Tanıtım Metaryellerini , yönetmeliğe uygun olarak değerlendirir. Komite, gerek gördüğü takdirde, gerekçelendirmek koşuluyla, Kamu Kurumlarını başvuru kategorilerinde değişiklik yapmak üzere sahiplerine öneri götürebilir. Komite tarafından, Yönetmelik kriterlerine göre; 50 puan ve üzerinde ve 50 puan altında alan tüm projeler, değerlendirmeleriyle birlikte yazılı olarak raporlaştırılır.

Kategoriler

a.Çevreye en faydalı kamu bilişim projesi (Enerji, güç kaynakları v.b.)

b.Ekonomiye katkı sağlayan en iyi kamu bilişim projesi

c.Engelli vatandaşlara en fazla fayda sağlayan proje

d.Kullanım kolaylığı açısından En iyi web sayfası

e.Kamudan Kamuya en faydalı proje

f.Kamudan Vatandaşa en faydalı proje

g.En iyi uluslararası tanıtım sağlayan kurum

h.İnsan hakları ve kişisel verileri gizliliği

ı.Açık kaynaklı kodlu yazılımları en iyi kullanan kurum.

i.En iyi alt yapı

j.En iyi online medya

....................................... Başvuru Formu:
Başvuruda bulunan proje sahipleri, online ortamda doldurdukları formun yanı sıra, ....................................... Başvuru Formu’nu doldurarak hard copy çıktısı halinde proje dosyasıyla ....................................... merkezine göndermek zorundadırlar.

1. Tanıtımların amacı

2. Tanıtımı yapılan ülklere

3. Ulaştığı ülke sayısı

4. Tanıtım Bütçesi

5. Dış kaynak tedariki var mı? Varsa açıklanması

5. Tanıtımdan alınan sonuçlar;

6. Toplumsal kalkınmaya yararı

7. Çevresel etkileri

8. Sürdürülebilirliği

9. Kuruluşun Kurumsal Sorumluluk Politikası

Kuruluşun, çevre ve toplumla ilişki ve duyarlılığı hakkında yönetim politikaları

10. Tanıtımların ölçülebilir çıktıları

Proje Hazırlarken Diğer Dikkat Edilecek Hususlar:

1. Durum / İhtiyaç Analizi / Araştırma

2. Planlama
- Amaçlar
- İletişim Hedefleri
- Hedef Kitle
- Sosyal Paydaşlar
- Strateji
- Temel Mesajlar
- Taktikler
- Zamanlama
- Kanallar
- Araçlar

3. Uygulama
Sürecin ayrıntılı anlatımı, varsa karşılaşılan zorluklar, değişiklikler,

4. Yaratıcılık
- Özgünlük
- Akılda kalıcılık

5. Ölçümleme – Değerlendirme

6) Tanıtımların Değerlendirmesi
Seçici Kurul Üyeleri, ……………….. adresinden kendilerine verilecek özel şifreyle giriş yaparak, tüm tanıtımları , yönetmelikte belirtilen her bir kriter için 10-100 arası puanlandırır. Ön değerlendirme sonucu en az 50 alan tanıtımların değerlendirilmesi için Seçici Kurul Üyeleri toplantıya çağırılır. Ön elemeyi geçen projeler Seçici Kurul Üyeleri tarafından yeniden değerlendirilerek 10-100 arasında puanlandırılır. Seçici Kurul Üyeleri, kendi kurumunun , tanıtımını değerlendiremez ve oylayamazlar. ....................................... Özel Ödülü için projeler belirlenen Ülkenin tanıtımına verdiği katkıya göre değerlendirilir.

7) Ödül Kazanan, Kuruluş / Halkla İlişkiler Ajansının Belirlenme Kriterleri
....................................... Ödülü’ne layık görülen projeler için Değerlendirme, Başvuru Formu’nda yer alan bilgiler esas alınarak yapılacaktır:

Başvuru Formu;

- Kamu Kurumu Yönetici tarafından doldurulan Formda ilgili kuruluşun adı ve Kurumun adının yer alması gerekmektedir. Tanıtım Metaryelleri bu forma eklenmelidir. Başvuru ve ödül değerlendirmeleri bu kritere göre yapılacağından, ....................................... Başvuru Formu’nun eksiksiz doldurulması önem taşımaktadır. Başvurular ve başvuru ödemesi, Kamu Kurumu tarafından yapılabilir, ancak, Başvuru Formu’nda yer alan bilgiler esas alınır. Kamu Kurumları farklı projelerle birden fazla kategori için başvuru yapabilirler. Her başvuru için ayrı Başvuru Formu doldurulmalı ve ayrı ücret ödenmelidir.


8) Başvuru Koşulları

a. Yarışmaya:
• 2013 ve 2014 yılı için yapılan tanıtımlar,
• 2014-…. İle yapılacak tanıtımlar

b. Başvuru ücreti:
Kamu ve özel kuruluşların başvuru yapacağı her proje ve kategori için ….. TL’dir. Başvuru ücreti ……..yatırılır. Geri çekilen başvurularda, başvuru ücreti iade edilmez.

c. Proje Başvurusu


1. Başvuru
Başvurular, başvuru ücretinin ödendiğini gösterir banka dekontu ile birlikte, son başvuru tarihine kadar……… sitesinden yapılır.

2. Proje Dosyası
Proje dosyalarının en geç …….. gününe kadar ....................................... merkezine iletilmesi gerekmektedir.

3. Proje Dosyası İçeriği

• 2 adet ....................................... başvuru formu ve Tanıtım Metaryelleri dosyası (Tanıtımlarla ile ilgili sunum, görsel ve işitsel malzemeler, basın kupürleri ve tanıtımların anlaşılmasına yardımcı olacak diğer malzemelerin yer alacağı proje dosyasından 2 adet iletilecektir.)

• Tanıtımların sunumu. Tanıtımın araştırma, planlama, uygulama ve ölçümleme detaylarını kapsayacak biçimde, power point sunusu olarak gönderilecektir. Powerpoint sunusu, başvuru formu hariç kesinlikle 30 slaytı geçmeyecektir. Başvuru sunum dosyasının önüne başvuru formunun eklenmesi gerekmektedir.

• 5 ayrı flashdisk içinde proje sunumu, proje özet formu ve görsel dokümanlar.

• Logolar Başvuran kurumların logoları, proje dosyaları ile birlikte flashdisk içindedernek merkezine gönderilecektir.)

• ....................................... , her zaman web sitesinde veya basılı dokümanlarında başvuran projeleri yayınlayabilir ve daha geniş kitlelerle paylaşabilir.

• Örnek proje dosyaları ve CD/Diskler hiçbir şekilde iade edilmez.



9) Başvuruların Değerlendirilmesi

• Başvuru Değerlendirme Kurulu, teknik ve kategorik açıdan incelenmiş ve sınıflandırılmış başvuru dosyalarını, online ortamda Ön Değerlendirme Komitesi Üyeleri’ne iletir.

• Ön Değerlendirme Komitesi, değerlendirme yapmak üzere, ....................................... tarafından toplantıya davet edilir ve bu yönetmeliğin 6. maddesinde açıklanan kriterler doğrultusunda ön elemeyi yapar. Ön elemenin ardından projeler, ....................................... tarafından Seçici Kurul Üyeleri ile online ortamda paylaşılır, sonuç toplantısı için davet edilir ve projelerin değerlendirmeleri alınarak, sonuçlar belirlenir.

Seçici Kurul Başkanı, değerlendirme sonucunu gösteren dokümanı ve Seçici Kurul Üyeleri tarafından imzalanan Kamu Kurumları Tanıtım ödüllerini kazananlar listesini, ....................................... teslim eder.

• Seçici Kurul, her kategoride, ödüle layık proje bulmama hakkına sahiptir.

10) Sonuçların Açıklanması

....................................... Kamu Kurumlarının Yurtdışı tanıtımlarına yönelik olarak düzenlenen yarışmada birinci olan kuruma, ....................................... yılının ....................................... ayında ....................................... gerçekleştirilecek olan ödül töreninde iş dünyası, iletişim camiası, medya ve kamuoyuna açıklanır.